|
TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG
CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 4
 CÔNG TY CỔ PHẦN 471
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
QUY CHẾ
Quản lý và sử dụng Hệ thống thông tin điện tử
Của Công ty Cổ phần 471
( Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-HĐQT 471-Ngày tháng 6 năm 2012
Của Hội đồng quản trị Công ty cổ phần 471)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định về quản lý, vận hành, quản trị và sử dụng Hệ thống thông tin điện tử của Công ty Cổ phần 471 bao gồm:
a. Cung cấp, cập nhật các thông tin, dữ liệu về hoạt động của Công ty trên Cổng thông tin điện tử;
b. Giao dịch điện tử trong công tác quản trị, điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty thông qua Văn phòng điện tử;
2. Quy chế này áp dụng cho các Phòng, Ban, Đơn vị, Cá nhân thuộc Công ty gồm: Hội đồng Quản trị, Giám đốc và các Phó Giám đốc, các Phòng, Ban điều hành, các Đội, Xưởng, Công trường, các tổ chức Đảng, đoàn thể trong công ty và các cá nhân có liên quan.
Điều 2. Giải thích thuật ngữ
Trong bản Quy chế này, các thuật ngữ dưới đây được hiểu như sau:
“Cổng thông tin điện tử” là nơi cung cấp, trao đổi thông tin trên mạng Internet. Thông tin được truyền tải bằng các hình thức: Văn bản, âm thanh, hình ảnh, video…Mọi người có thể truy cập thông tin trên các trang Web qua inetrnet;
“Cổng thông tin điện tử jsc471” là cổng thông tin điện tử của Công ty cổ phần 471 (sau đây gọi tắt là Cổng thông tin điện tử);
“Văn phòng điện tử” là hệ thống thông tin quản trị, điều hành doanh nghiệp trực tuyến của Công ty cổ phần 471(sau đây gọi tắt là Văn phòng điện tử);
“Hệ thống thông tin điện tử jsc471” là tên gọi chung của Cổng thông tin điện tử và văn phòng điện tử của Công ty cổ phần 471 (sau đây gọi tắt là Hệ thống thông tin điện tử);
“Giao dịch điện tử” trong công tác điều hành sản xuất của Công ty là giao dịch thông tin được tạo ra, chuyển nhận, lưu trữ hoặc có xử lý có sử dụng phương tiện điện tử trên cổng thông tin điện tử của Công ty;
“Thành viên” của hệ thống Văn phòng điện tử là tất cả cán bộ công nhân viên thuộc cơ quan Công ty được cấp tài khoản cá nhân để đăng nhập vào hệ thống và khai thác các thông tin cũng như sử dụng các tiện ích trong Văn phòng điện tử để trao đổi, làm việc.
Điều 3. Quản lý Hệ thống thông tin điện tử
1. Hệ thống thông tin điện tử Công ty Cổ phần 471 là tài sản của Công ty cổ phần 471 giao cho Giám đốc tổ chức, điều hành và quản lý;
2. Hệ thống thông tin điện tử được xây dựng, quản lý, khai thác và phát triển bởi “Ban quản trị trang Website và sử dụng hệ thống thông tin điện tử Công ty cổ phần 471” gọi tắt là “Ban quản trị Hệ thống thông tin điện tử JSC471”;
3. Ban quản trị chịu trách nhiệm về việc vận hành Hệ thống hông tin điện tử và phải tuân thủ các quy định của pháp luật về công nghệ thông tin, sở hữu trí tuệ, báo chí, xuất bản, bản quyền và các quy định quản lý thông tin điện tử trên Internet.
Điều 4. Bảo vệ Hệ thống thông tin điện tử
1. Bảo vệ Hệ thống thông tin điện tử trong giao dịch điện tử là trách nhiệm của mọi thành viên trong hệ thống và tất cả cán bộ công nhân viên trong công ty;
2. Các thành viên tham gia giao dịch điện tử đều phải thực hiện đầy đủ các quy định về an toàn mạng và các yêu cầu kỹ thuật về an toàn sử dụng điện, phòng chống hỏa hoạn, thiên tai; Bảo mật tên và mật khẩu truy cập, không cho người khác mượn mật khẩu để truy cập mạng;
3. Các dữ liệu Thông tin truyền tải trên mạng thông tin điện tử của Công ty được định kỳ sao chép lưu trữ điện tử theo quy chế lưu trữ hiện hành.
Điều 5. Kinh phí thực hiện Hệ thống thông tin điện tử
1. Kinh phí thực hiện Hệ thống thông tin điện tử, gồm:
a. Chi phí đầu tư xây dựng, quản lý, triển khai, khai thác và phát triển Cổng thông tin điện tử và Văn phòng điện tử;
b. Chi phí đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng, trang thiết bị; Đăng ký bản quyền phát hành; đăng ký tên miền; Xây dựng và nâng cấp các phần mềm;
c. Phụ cấp trách nhiệm cho các thành viên Ban quản trị Hệ thống thông tin điện tử;
d. Các chi phí khác liên quan đến hoạt động của Hệ thống thông tin điện tử.
2. Nguồn kinh phí trên do Công ty chi trả và được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty.
Chương II
CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ
Điều 6. Địa chỉ Cổng thông tin điện tử
Cổng thông tin điện tử Công ty Cổ phần 471 có địa chỉ
http://congty471.com.vn
Điều 7. Chức năng của Cổng thông tin điện tử
1. Cổng thông tin điển tử là nơi cung cấp, trao đổi thông tin, quảng bá thương hiệu của Công ty, được công khai trên mạng Internet và tích hợp các chương trình ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý phục vụ cho hoạt động chung của Công ty; Đáp ứng nhu cầu hội nhập trong nước, đồng thời trao đổi các thông tin chủ yếu liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty;
2. Tuyên truyền, phổ biến chủ trương, đường lối chủ của Đảng, các chính sách, pháp luật của Nhà nước, của Tổng công ty Xây dựng Công trình Giao thông 4 và Công ty cổ phần 471. Phản ánh hoạt động của Công ty gồm: Hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động của Đảng bộ, Công đoàn, Đoàn thanh niên và các thông tin có liên quan đến cổ đông của Công ty;
3. Giới thiệu, quảng bá hình ảnh, thương hiệu của công ty. Cung cấp các thông tin cần thiết đến mọi đối tượng trong và ngoài nước nhằm mở rộng hợp tác, liên doanh, liên kết, thu hút đầu tư. Thông qua Cổng thông tin điện tử, các đối tác trong và ngoài nước có thể tìm hiểu và biết thêm về năng lực, kinh nghiệm của Công ty trong mọi lĩnh vực hoạt động;
4. Tạo ra kênh trao đổi thông tin giữa Công ty và các đối tác trong các lĩnh vực hoạt động như: Xây lắp, đầu tư dự án, tuyển dụng nguồn nhân lực, chứng khoán…
Điều 8. Nội dung thông tin, dữ liệu được cập nhật trên Cổng thông tin
1. Giới thiệu về Công ty gồm: Quá trình hình thành và phát triển; Ngành nghề sản xuất kinh doanh; Cơ cấu tổ chức bộ máy; Kết quả sản xuất kinh doanh vv…;
2. Giới thiệu các thông tin liên quan đến các công trình, dự án đã và đang thực hiện của Công ty; các công nghệ - thiết bị hiện có…;
3. Đăng tải các thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty; Hoạt động của Đảng bộ, Công đoàn, Đoàn thanh niên;
4. Đăng tải các thông tin liên quan đến cổ đông và các thông tin cần công bố theo quy định của pháp luật hiện hành;
5. Đăng tải các thông tin liên quan đến hoạt động của Tổng Công ty Xây dựng Công trình Giao thông 4; Ngành Giao thông Vận tải;
6. Đăng tải các văn bản pháp quy pháp luật và các văn bản nội bộ của Công ty phục vụ cho sản xuất kinh doanh, cho công tác tra cứu, tìm hiểu của mọi thành viên;
7. Đăng tải các tin tức, sự kiện nổi bật về tình hình chính trị, kinh tế, văn hoá – xã hội trong nước, quốc tế và các thông tin vui chơi giải trí khác.
Điều 9. Quy trình cung cấp, cập nhật thông tin lên Cổng thông tin điện tử
1. Các tổ chức, đơn vị và các cá nhân thuộc Công ty có trách nhiệm cung cấp các thông tin, dữ liệu liên quan đến hoạt động của Công ty để đưa thông tin lên Cổng thông tin điện tử qua Ban quản trị Hệ thống thông tin điện tử. Khi cần thiết Ban quản trị Hệ thống thông tin điện tử có quyền yêu cầu các tổ chức, đơn vị và cá nhân cung cấp các thông tin, tư liệu (trừ những tài liệu mật không được phổ biến) để phục vụ cho Hệ thống thông tin điện tử Công ty;
2. Ban quản trị Hệ thống thông tin điện tử có nhiệm vụ tiếp nhận, rà soát, kiểm tra, chỉnh sửa và phân loại nội dung thông tin trước khi công bố chính thức lên Cổng thông tin điện tử và chịu trách nhiệm công bố các thông tin, dữ liệu lên Cổng thông tin điện tử;
3. Thông tin được công bố trên Cổng thông tin điện tử phải được kiểm duyệt chặt chẽ, cụ thể về nội dung và hình thức. Nếu thông tin đưa lên phản ánh sai hoặc nhầm lẫn, người cung cấp tin phải chịu trách nhiệm chính và phải cải chính kịp thời.
Điều 10. Hình thức cung cấp thông tin, dữ liệu lên Cổng thông tin điện tử
1. Các tổ chức, đơn vị, cá nhân cung cấp thông tin, dữ liệu lên Cổng thông tin điện tử bằng các hình thức: Văn bản, tập tin, dữ liệu (kể cả các biểu bảng, công thức, hình ảnh) gửi qua “Văn phòng điện tử”, hoặc địa chỉ email: Quantri471@gmail.com. Trong trường hợp không thể gửi qua thư điện tử, thì có thể dùng USB, CD gửi đến Ban quản trị để kiểm duyệt trước khi đưa lên Cổng thông tin điện tử;
2. Bộ mã tiếng Việt thống nhất dùng là mã Unicode, Font: Times New Roman.
Điều 11. Thời hạn cung cấp và cập nhật thông tin, dữ liệu lên Cổng thông tin điện tử
1. Các thông tin, dữ liệu được quy định tại Điều 7 của Quy chế này phải được cung cấp kịp thời để đảm bảo tính thời sự;
2. Đối với các thông tin quan trọng mang tính chính trị, thời sự cao phải được cập nhật ngay trong ngày (chậm nhất vào 17h00 hàng ngày);
3. Nội dung của các thông tin phải được Trưởng Ban quản trị Hệ thống thông tin điện tử phê duyệt trước khi công bố chính thức trên cổng thông tin.
Điều 12. Trách nhiệm phối hợp cung cấp, cập nhật thông tin, dữ liệu của các Phòng, Ban, Đơn vị và Cá nhân có liên quan
1. Các Phòng, Ban, Đơn vị và cá nhân thuộc Công ty có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời cho Ban quản trị Hệ thống thông tin điện tử các nội dung thông tin, dữ liệu được quy định tại Điều 8 của Quy chế này;
2. Các thông tin giải đáp yêu cầu của tổ chức và cá nhân liên quan đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, thuộc lĩnh vực nào thì đơn vị phụ trách lĩnh vực đó phải cung cấp nhanh chóng, kịp thời và chính xác;
3. Trưởng các Phòng, Ban, Đơn vị và các cá nhân chịu trách nhiệm về những thông tin, dữ liệu do mình cung cấp.
Chương III
VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ
Điều 13. Mục đích, yêu cầu của Văn phòng điện tử
1. Mục đích
a. Văn phòng điện tử là hệ thống thông tin quản trị, điều hành doanh nghiệp trực tuyến nhằm cung cấp các thông tin về sự lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của Công ty một cách nhanh chóng, chính xác cho các Phòng, Ban, Đơn vị, cá nhân liên quan để thực hiện theo nhiệm vụ và quyền hạn được giao;
b. Tin học hoá công tác quản lý công văn, hồ sơ, tài liệu đảm bảo hiệu quả, rõ ràng, khoa học và thuận tiện truy cập; Chuẩn hoá các quy trình, chính sách, biểu mẫu của Công ty trong quá trình sản xuất kinh doanh;
c. Tận dụng các phương tiện công nghệ thông tin hiện có để nâng cao hiệu quả làm việc, ứng dụng triệt để hệ thống thông tin điện tử trong hoạt động quản lý, điều hành. Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại nhằm giảm bớt thời gian, chi phí văn phòng phẩm, điện thoại, fax… đồng thời mang lại hiệu quả cao trong công việc.
2. Yêu cầu
a. Giao dịch điện tử là phương thức trao đổi thông tin bắt buộc trong chế độ làm việc hàng ngày của Công ty. Các hoạt động trao đổi thông tin liên quan đến chức năng, nhiệm vụ và hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ được thực hiện từng bước và ngày càng hoàn thiện trên Hệ thống thông tin điện tử của Công ty.
b. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và các quy trình xử lý văn bản trong giao dịch điện tử thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước.
Điều 14. Các nội dung khai thác, sử dụng cơ bản của Văn phòng điện tử
1. Tiếp nhận, phát hành và xử lý văn bản đi, đến;
2. Lưu trữ, tra cứu văn bản đi, đến;
3. Lập lịch công tác cơ quan, lãnh đạo và cá nhân;
4. Thông tin điều hành, giao việc và báo cáo công việc;
5. Quản lý các quy trình, biểu mẫu, quy trình ISO, quản lý công việc;
6. Trao đổi thông tin, nhắc việc qua thư điện tử, tin nhắn nội bộ;
7. Tra cứu văn bản pháp quy, quy chế nội bộ, văn bản hướng dẫn.
Điều 15. Các văn bản phát hành bằng văn bản điện tử
1. Tất cả các loại văn bản của công ty sẽ được phát hành thông qua Văn phòng điện tử thay cho văn bản giấy, các thành viên có thể in hoặc lưu trữ vào máy tính, usb… để sử dụng theo yêu cầu công việc;
2. Đối với văn bản đi, trường hợp cần chuyển văn bản giấy có chữ ký và dấu đỏ để xử lý công việc, phòng Hành chính có trách nhiệm chuyển song song cả văn bản điện tử và văn bản giấy (bản chính) đến bộ phận liên quan, hoặc cung cấp khi phòng ban, đơn vị, các nhân liên quan yêu cầu;
3. Đối với văn bản đến, trường hợp cần chuyển văn bản gốc cho bộ phận xử lý chính, Phòng Hành chính căn cứ bút phê của lãnh đạo Công ty để chuyển đến bộ phận xứ lý chính, ngoài việc chuyển phát qua Văn phòng điện tử.
Điều 16. Quy trình xử lý văn bản trên Văn phòng điện tử
1. Quy trình tiếp nhận xử lý ban hành văn bản trên Văn phòng điện tử theo quy định của nhà nước về công tác văn thư lưu trữ và theo quy định của Công ty về xử lý văn bản giấy;
2. Các Phòng, Ban, Đơn vị, phải phân công người làm công tác lưu trữ của đơn vị mình để tiếp nhận văn bản và lưu trữ theo quy định;
3. Văn thư Công ty tiếp nhận, xử lý và chuyển phát văn bản qua Văn phòng điện tử phải đảm bảo đầy đủ, kịp thời, chính xác và đúng địa chỉ nơi nhận ghi trên văn bản.
Điều 17. Trách nhiệm của HĐQT, Giám đốc, các Phó giám đốc, các phòng, ban, đơn vị, cá nhân
1. Trách nhiệm chung
a. Mọi thành viên từ Hội đồng quản trị, Giám đốc, các Phó giám đốc, các Phòng, Ban, Đơn vị, Cá nhân đã được cấp Tên và Mật khẩu truy cập vào Văn phòng điện tử, nên lấy trang điện tử: http://congty471.com.vn của công ty làm trang chủ của máy tính và phải thường xuyên truy cập vào Cổng thông tin điện tử và Văn phòng điện tử để nắm bắt được các thông tin cần thiết cũng như nhận sự chỉ đạo hoặc chỉ đạo sản xuất theo nhiệm vụ được giao;
b. Mọi thành viên phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về thông tin do mình cung cấp lên hệ thống thông tin điện tử. Phải tự bảo vệ mật khẩu truy nhập của mình và chịu trách nhiệm về việc sử dụng mật khẩu để truy nhập và cung cấp thông tin. Không cung cấp tài khoản và mật khẩu của mình cho người khác mượn sử dụng. Trường hợp quên mật khẩu phải báo cho Ban quản trị hệ thống để được cấp mật khẩu mới.
2. Trách nhiệm của HĐQT, Giám đốc và các Phó giám đốc điều hành
a. Hội đồng quản trị có trách nhiệm sử dụng Văn phòng điện tử để thực hiện nhiệm vụ của mình theo quyền hạn và chức năng quy định theo Điều lệ công ty ;
b. Giám đốc các Phó giám đốc sử dụng Văn phòng điện tử để phục vụ chỉ đạo sản xuất hàng ngày đối với các Phòng, Ban, Đơn vị, cá nhân; Làm công cụ phối hợp giữa Giám đốc với các phó giám đốc, giữa các Phó giám đốc với nhau trong điều hành sản xuất kinh doanh;
c. Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, đánh giá việc sử dụng Văn phòng điện tử của các Phòng, Ban, Đơn vị, CBCNV trong quá trình thực thi công việc, coi đây là trách nhiệm của lãnh đạo công ty trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm.
3. Trách nhiệm của Phòng Hành chính
a. Thực hiện quy trình xử lý, chuyển phát văn bản trên Văn phòng điện tử được quy định tại Điều 15 và Điều 16;
b. Quản lý các thiết bị như: Hệ thống điện, máy chủ, mạng Internet…đảm bảo cho Hệ thống thông tin điện tử hoạt động an toàn, liên tục;
c. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng Ban quản trị Hệ thống thông tin điện tử về mặt kỹ thuật và nghiệp vụ để thực hiện nhiệm vụ được giao khi vận hành Hệ thống thông tin điện tử.
4. Trách nhiệm của Trưởng phòng, Ban điều hành và Đội trưởng
a. Nhận sự chỉ đạo, điều hành sản xuất kinh doanh của lãnh đạo công ty và công việc hàng ngày thông qua giao dịch điện tử và được xem như mệnh lệnh hành chính của cấp trên đối với cấp dưới;
b. Xem xét, xử lý, giải quyết kịp thời các thông tin, dữ liệu qua Văn phòng điện tử đối với đơn vị mình;
c. Phân công người quản lý theo dõi các thông tin tại Văn phòng điện tử, nếu xảy ra việc thiếu thông tin do không sử dụng thì người đứng đầu đơn vị phải chịu trách nhiệm;
d. Đảm bảo việc sử dụng Văn phòng điện tử theo đúng chức năng nhiệm vụ.
5. Trách nhiệm của cán bộ, công nhân viên công ty
a. Nhận sự chỉ đạo, điều hành công việc hàng ngày thông qua giao dịch điện tử của cấp trên và thực hiện như mệnh lệnh hành chính;
b. Cán bộ, công nhân viên có trách nhiệm tận dụng tối đa hiệu quả của hệ thống Văn phòng điện tử trong công việc, tuân thủ các quy định về an ninh, an toàn, bảo mật thông tin trong quá trình sử dụng.
Điều 18. Sử dụng thông tin trên Văn phòng điện tử
1. Trong quá trình sử dụng, tùy theo vị trí hoặc trách nhiệm của người sử dụng sẽ được cấp các quyền truy cập tương ứng nhằm đáp ứng mục đích cũng như tính chất công việc;
2. Nội dung trong các giao dịch điện tử bao gồm các văn bản đính kèm, các bút phê chỉ đạo của lãnh đạo thay cho bản giấy và có giá trị tương đương bản gốc;
3. Các Phòng, Ban, Đơn vị, cá nhân tùy vào các thông tin liên quan đến chức năng, nhiệm vụ được giao để sử dụng nguồn thông tin đúng mục đích vào sản xuất kinh doanh;
4. Các giao dịch điện tử trên Văn phòng điện tử được coi là mệnh lệnh hành chính của cấp trên đối với cấp dưới mà cấp dưới phải thi hành.
Điều 19. Quy định về đăng thông tin lên lịch cơ quan và lịch lãnh đạo Công ty
1. Lịch cơ quan và lịch lãnh đạo Công ty là mục thông tin dùng chung để các thành viên biết và tham gia cũng như căn cứ để cá nhân, phòng ban, đơn vị sắp xếp lịch làm việc;
2. Phòng Hành chính chủ trì trong việc cập nhật lịch hoạt động của cơ quan và lịch làm việc của lãnh đạo Công ty;
3. Các đồng chí lãnh đạo Công ty trực tiếp cập nhật, sửa đổi lịch công tác của mình hoặc cung cấp cho phòng Hành chính để cập nhật lên lịch;
4. Lịch hoạt động của Đảng bộ, Công đoàn, Đoàn thanh niên của tổ chức nào thì tổ chức đó cập nhật hoặc cung cấp cho phòng Hành chính để cập nhật.
Điều 20. Các hành vi bị nghiêm cấm trong giao dịch điện tử
1. Sử dụng tài khoản Văn phòng điện tử của người khác, bộ phận khác; Truy cập vào hộp thư của người khác hoặc để người khác sử dụng tài khoản và mật khẩu của mình;
2. Sử dụng Văn phòng điện tử phát tán để phát tán virus tin học và tin rác như: Tin nhắn nội bộ, thư điện tử, tin nhắn SMS, chát trực tuyến làm đầy dung lượng lưu trữ của máy chủ và làm phiền người khác;
4. Sử dụng Văn phòng điện tử để đưa các nội dung trái với quy định của pháp luật, thiếu lành mạnh, trái với thuần phong mỹ tục, văn hóa Doanh nghiệp.
Chương IV
BAN QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ
Điều 21. Tổ chức và hoạt động của Ban quản trị
1. Ban quản trị Hệ thống thông tin điện tử do Giám đốc quyết định thành lập;
2. Ban quản trị hệ thống thông tin điện tử gồm: Trưởng ban, Phó trưởng ban và các thành viên. Nhiệm vụ cụ thể của các thành viên do Trưởng ban phân công;
3. Định kỳ 1 tháng Ban quản trị họp 1 lần và họp đột xuất khi cần thiết.
Điều 22. Nhiệm vụ và trách nhiệm của Ban quản trị
1. Ban quản trị hệ thống thông tin điện tử chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hoạt động của Cổng thông tin điện tử và Văn phòng điện tử;
2. Chủ động cấp, đăng tải kịp thời và chính xác các thông tin dữ liệu liên quan đến hoạt động của Công ty lên Hệ thống thông tin điện tử;
3. Tiếp nhận, phân loại và xử lý các thông tin, dữ liệu do các tổ chức, đơn vị, các nhân gửi lên cổng thông tin qua các hình thức được quy định tại Điều 10 của quy chế này;
4. Khi cần thiết yêu cầu các tổ chức, đơn vị, cá nhân cung cấp các thông tin dữ liệu phục vụ hoạt động của Cổng thông tin điện tử;
5. Biên tập xử lý các tin của các trang tin, chuyên mục và chuyên đề; Thường xuyên cập nhật thông tin mới, gỡ bỏ các thông tin lạc hậu; Hướng dẫn và phối hợp với các phòng ban, đơn vị, cá nhân trong việc thu thập, biên tập và cung cấp thông tin, dữ liệu;
6. Thiết lập, cung cấp và quản lý tài khoản truy cập hệ thống Văn phòng điện tử (portal office) của cán bộ, nhân viên cơ quan Công ty, các đơn vị và các ban điều hành;
7. Xóa bỏ các thư rác và các thông điệp dữ liệu có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác chuyên môn trên các chuyên mục thông tin chung, các thông tin quá hạn; Thường xuyên và định kỳ thực hiện sao chép lưu trữ cơ sở dự liệu của văn phòng điện tử để phục hồi khi có sự cố, tránh mất mát thông tin;
8. Xây dựng kế hoạch, tổ chức các lớp học hướng dẫn sử dụng ban đầu và sử dụng chuyên sâu phần mềm phục vụ thực hiện giao dịch điện tử;
9. Phối hợp với nhà cung cấp phần mềm, thường xuyên kiểm tra khắc phục các lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng, không ngừng nâng cấp, chỉnh sửa, cải tiến phần mềm cho phù hợp với yêu cầu và đặc thù hoạt động của Công ty;
10. Chủ động, lựa chọn và tập hợp các thông tin từ các địa chỉ website khác; Tổ chức mạng lưới cộng tác viên trong và ngoài Công ty để đa dạng hóa nguồn cung cấp thông tin nhằm phục vụ yêu cầu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh;
11. Đề xuất để Giám đốc công ty quyết định các chính sách liên quan đến chế độ khen thưởng và xử lý vi phạm trong hoạt động của Hệ thống thông tin điện tử; Đề xuất các chính sách và chế độ đối với các cộng tác viên khi cung cấp thông tin;
12. Báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, năm về các hoạt động của Hệ thống thông tin điện tử và kiến nghị các vấn đề cần thiết nhằm nâng cấp và hoàn thiện hệ thống thông tin điện tử của Công ty.
Điều 23. Quyền lợi của các Thành viên Ban quản trị
1. Được trang bị các phương tiện cần thiết để phục vụ nhiệm vụ được giao;
2. Được bồi dưỡng về kỹ năng và nghiệp vụ về quản trị và sử dụng mạng;
3. Được hưởng phụ cấp trách nhiệm hàng tháng, mức phụ cấp cho từng thành viên do Trưởng ban quản trị đề xuất và Giám đốc công ty quyết định.
Chương V
KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI PHẠM
Điều 24. Khen thưởng
Các Phòng, Ban, Đơn vị và Cá nhân thực hiện tốt quy chế này, có nhiều đóng góp cho hoạt động của hệ thống thông tin điện tử, tùy theo thành tích cụ thể, được khen thưởng theo quy định cụ thể của Công ty.
Điều 25. Xử lý vi phạm
Phòng, Ban, Đơn vị hay Cá nhân nào đưa thông tin sai, không chính xác với tình hình thực tế, thông tin làm ảnh hưởng tới uy tín, thương hiệu của Công ty thì bị xử lý kỷ luật theo quy chế hiện hành. Phòng ban, đơn vị và cá nhân không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ quy định của quy chế này thì tùy theo mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định của Công ty.
Chương VI
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 26. Điều khoản thi hành
Quy chế quản lý và sử dụng Hệ thống thông tin điện tử của Công ty có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.
Trong quá trình thực hiện, căn cứ vào tình hình cụ thể, quy chế này có thể được bổ sung, sửa đổi cho phù hợp để đảm bảo cho Hệ thống thông tin điện tử hoạt động có hiệu quả phục vụ tốt nhất cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
|
|
TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CHỦ TỊCH (đã ký)
Vương Đình Ngũ
|